l'archivio centrale dello stato, gli archivi di stato e le sezioni di archivio di stato provvedono alla conservazione di documenti. gli archivi, oltre alla documentazione statale, unitaria e preunitaria risalente all'alto medioevo, conservano gli archivi notarili anteriori agli ultimi cento anni e gli archivi degli enti ecclesiastici e delle corporazioni religiose soppresse, i cui beni vennero confiscati dallo stato. possono ricevere in deposito archivi degli enti pubblici (regioni, province, comuni, enti pubblici non territoriali) e archivi privati (di famiglie, personali, di impresa, di istituzioni).
la documentazione conservata negli istituti archivistici consta di circa un milione di pergamene sciolte (oltre a quelle frammiste ad altra documentazione in varie serie archivistiche) e di circa otto milioni di unità tra buste, filze, mazzi, fasci, volumi e registri, per un totale non calcolabile di singoli documenti cartacei e pergamenacei. l'insieme del materiale occupa oltre 1.200.000 metri lineari di scaffalature.
gli archivi di stato sono istituiti nei capoluoghi di provincia, ma la documentazione che vi si conserva riflette il mutare delle circoscrizioni territoriali nel tempo; gli archivi di stato con sede nelle città capitali degli stati preunitari conservano le carte degli organi centrali di quegli stati.
l'archivio centrale dello stato conserva le carte degli organi centrali dello stato italiano dopo l'unificazione del regno. hanno un proprio archivio storico le due camere del parlamento e il ministero degli affari esteri. il ministero della difesa versa agli archivi di stato la propria documentazione di carattere amministrativo e gli atti dei tribunali militari, mentre conserva la documentazione di carattere operativo presso gli uffici storici degli stati maggiori dell'esercito, della marina e dell'aeronautica.
vari compiti specifici si collegano alla funzione della conservazione propria degli archivi di stato: l'ordinamento degli archivi e la compilazione dei relativi inventari, indici, elenchi di consistenza, guide particolari e tematiche (i vari tipi di strumenti di ricerca, cioé che rendono possibile la consultazione dei documenti); l'assistenza ai ricercatori in sala di studio e le ricerche per corrispondenza; l'acquisizione della documentazione storica degli uffici statali; le edizioni di fonti; l'attività promozionale e didattica; le iniziative di ricerca scientifica e di valorizzazione dei documenti anche in collaborazione con altri istituti culturali.
i documenti conservati negli archivi di stato sono liberamente consultabili con eccezione di quelli riservati per motivi di politica interna e estera, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data, e dei documenti riservati relativi a situazioni puramente private delle persone e di quelli dei processi penali che lo divengono dopo 70 anni. sono tuttavia ammesse autorizzazioni alla consultazione anticipata per motivi di studio.
